• Isabelle Ferreira

5 Dicas para Optimizar seu Trabalho no Excel!

Atualizado: Jul 25

Sabe-se que o Excel é usado em empresas do mundo todo para analisar e gerir dados. Não importa o tamanho ou número de funcionários, todas precisam realizar cálculos e muitas das vezes, gráficos para tornar o processo de tomada de decisão mais simplificado.


Também sabemos que muito profissionais tem receio de trabalhar com Excel e suas extensas folhas de cálculos e opções de fórmulas e formatações. Mas calma! Não é tão complexo como parece e esse artigo vai ajudar você a melhorar sua produtividade e minimizar o risco de erros.

Dica 1: Formatação

Pode parecer sem importância, mas a representação visual da sua folha de cálculo fará uma grande diferença quando uma terceira pessoa tiver que usar o mesmo ficheiro e entender as informações que estão presentes nela. Organize seu documento de forma que:

  1. Sempre tenha um cabeçalho para dividir os grupos que cada dado da folha de cálculo representa (como nome, telemóvel, e-mail e datas) e use uma cor para dar destaque;

  2. Faça limites para que se consiga diferenciar cada dado;

  3. Não deixe células em branco;

  4. Sempre nomeie seu ficheiro e sua folha;

  5. Não use cores muito fortes e sempre deixe a cor da letra visível;

  6. Ajuste os tamanhos das colunas e linhas para melhor encaixar as informações;

  7. Use as fórmulas do Excel (ver dica número 2).

Uma boa formatação permite um melhor entendimento do conteúdo do documento e é o primeiro passo para fazer uma planilha eficiente.


Dica 2: Automatize as Folhas de Cálculo

É muito comum acharmos folhas de cálculos que usam fórmulas manuais ao invés de funções que o Excel oferece. Um exemplo prático desse problema é escrever =2+2 quando tem-se a função =SOMA que faz esse mesmo cálculo.

Parece que não faz tanta diferença, mas imagine cada vez que um valor for acrescentado você terá que escrever manualmente e aumentar o risco de erros e falhas nas análises. Usar funções automáticas é uma forma simples que economizará muito tempo e dar mais precisão nos resultados.

Em caso de cálculos mais simples, sempre referencie as células, pois caso você precise mudar algum valor, a fórmula já estará pronta e o resultado mudará automaticamente. Quer fazer um teste rápido e simples? Siga os passos abaixo:

  1. Coloque números nas células A1, A2 e A3

  2. Em uma célula em branco escreva o sinal de “=”, clique na célula A1, coloque um sinal de “+”, depois na célula A2 e coloque outro “+” e por fim, clique na célula A3 e dê ENTER. Ex.: (=A1+A2+A3)

  3. Olhe o resultado e depois mude o número da célula A2.

O resultado irá mudar de forma mais prática e intuitiva, e por isso a importância de automatizar e deixar tudo pronto só para acrescentar mais informações e dados.


Dica 3: Use Tabela Dinâmica ou Pivot Table

Caso tenha uma folha de cálculo com muitos dados, esse recurso é perfeito para resumir tudo com apenas alguns cliques. Algumas das suas principais funções são justamente para organizar e analisar grandes quantidades de informações e criar tendências e padrões.

Ela também facilita a busca e acesso a dados, apresentação de relatórios mais atraentes e elaboração de fórmulas complexas de forma rápida e simplificada.


Dica 4: Localizar e Substituir Dados

Colocar nomes errados ou inserir caracteres a mais acontece com mais frequência do que gostaríamos. Quando a folha de cálculo tiver muitas colunas, linhas e cálculos automáticos, um pequeno erro pode comprometer a verificação e análise de toda a base de dados. Mas o próprio Excel oferece uma solução bastante prática e simples para contornar esse problema.

No grupo “Editar” da guia “Base” se encontram as funções “Localizar e Selecionar” e assim ficará muito mais fácil substituir as informações de todas as células que tiverem algum tipo de erro e tudo ao mesmo tempo.

Esquecer uma letra e repetir esse mesmo erro várias vezes nunca foi tão simples de ajustar!


Dica 5: Atalhos de Teclado

Por existirem muitas funções, menus, botões, linhas e colunas, grande parte dos utilizadores do Excel acabam demorando a mexer na ferramenta.


Esqueça o rato, treine e se habitue a utilizar atalhos como os que movem a tela para cima e para baixo (Page Down e Page Up), que selecionam todo o conteúdo da planilha (Ctrl + Shift + Setas) ou desfaz/refaz alguma informação (Ctrl Z ou R) e muitas outras possibilidades que o software apresenta.

Parece sem importância, mas acredite, os atalhos facilitam e muito a manipulação das folhas de cálculo.

Para facilitar sua vida, criamos um artigo e um PDF com os 27 Atalhos mais Importantes do Excel, leia o artigo na íntegra ou saque o PDF totalmente gratuito clicando aqui!


Achou que essas dicas simplificaram o uso do Excel? Pois nossa formação profissional poderá agregar muito mais conhecimento e dar mais dicas úteis para você. Entre em contato e comece a entender o Excel ainda hoje!

28 visualizações